ออแกไนซ์งานแต่ง คือใคร จำเป็นต้องจ้างไหม?

ออแกไนซ์งานแต่ง คือบริการที่อยู่คู่แทบทุกงานแต่ง โดยเฉพาะงานแต่งขนาดใหญ่ แต่หลายคนมักเข้าใจว่าของออแกไนซ์งานแต่งจะต้องคอยดูแลทุกอย่างตั้งแต่การออกแบบงานแต่ง จัดอาหาร รวมถึงการรันลำดับงานตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งความเชื่อเหล่านี้ไม่ถูกต้องเสียทีเดียว ฉะนั้นก่อนจะตัดสินใจจ้างออแกไนซ์งานแต่ง ควรทำความเข้าใจก่อนว่าพวกเขาเป็นใคร และมีหน้าที่ทำอะไรบ้าง ก่อนที่จะจ้างไปด้วยความเข้าใจแบบผิด ๆ และไม่ได้งานตามความต้องการ

 

ออแกไนซ์งานแต่ง คือใคร?

ออแกไนซ์งานแต่ง(a wedding coordinator) คือผู้ที่คอยช่วยเหลือให้งานแต่งดำเนินไปตามแผนงานที่เตรียมไว้อย่างราบรื่น ช่วยแบ่งเบาภาระในการควบคุมภาพรวมงานทั้งหมดของคู่บ่าวสาว หรือเป็นที่รู้จักในตำแหน่ง‘แม่งาน’ ซึ่งหลายครั้งบ่าวสาวมักเข้าใจผิด คิดว่าออแกไนซ์งานแต่งคือทีมที่ช่วยตกแต่งสถานที่จัดงาน แต่ความจริงแล้วหน้าที่นั้นเป็นของทีมเวดดิ้งแพลนเนอร์ (a wedding planner) หรือร้านดอกไม้ 

 

ซึ่งเวดดิ้งแพลนเนอร์บางเจ้าอาจมีทีมออแกไนซ์งานแต่งร่วมในแพ็กเกจ หรือมีทีมออแกไนซ์งานแต่งที่ทำงานร่วมกันบ่อย ๆ จึงช่วยติดต่อจ้างวานให้ได้ หลายคนจึงเข้าใจแบบเหมารวมว่าออแกไนซ์งานแต่งมีหน้าที่เตรียม และจัดงานแต่งแบบครบวงจร

 

สิ่งที่ไม่ใช่หน้าที่ของออแกไนซ์งานแต่ง

• ตกแต่งสถานที่
  การตกแต่งสถานที่ไม่ใช่หน้าที่ของออแกไนซ์งานแต่ง แต่พวกเขาจะคอยช่วยสอดส่องดูความเรียบร้อยของงาน และช่วยจัดแจงสิ่งของเล็กน้อยบางอย่างให้เข้าที่เข้าทางอย่างที่ควรจะเป็น เช่น สมุดเขียนคำอวยพร กรอบรูป รายการอาหารบนโต๊ะ เป็นต้น เสมือนผู้ช่วยตบรายละเอียดเล็กน้อยของงานครั้งสุดท้ายที่อาจตกหล่นก่อนงานเริ่ม เพื่อให้งานแต่งสมบูรณ์แบบมากขึ้น

 

อ่านต่อ: ซุ้มแต่งงาน มัดรวมไอเดียน่ารักเอาใจบ่าวสาวช่างเลือก!

 

• เก็บกวาดสถานที่หลังจบงาน
  การเก็บกวาดไม่ใช่หน้าที่ของออแกไนซ์งานแต่ง โดยส่วนใหญ่มักเป็นหน้าที่ของพนักงานประจำสถานที่นั้น รวมทั้งทีมงานที่บ่าวสาวจ้างมาจัดตกแต่งสถานที่ ไม่ว่าจะเป็นแบ็กดรอป นั่งร้าน บันได โต๊ะ เก้าอี้ ดอกไม้ และของตกแต่งสถานที่ชิ้นอื่น ๆ

• ดำเนินธุระส่วนตัว
  คู่บ่าวสาวส่วนใหญ่มักเข้าใจว่าออแกไนซ์งานแต่งจะต้องช่วยเหลือทุกอย่าง เช่น การขับรถไปรับชุดสูทของเพื่อนเจ้าบ่าวที่ลืมไว้ที่ร้านเช่า ตามหาแหวนที่หายไป คืนชุดแต่งงานที่เช่ามา ขนของขวัญจากงานแต่งขึ้นรถ เพราะหน้าที่เหล่านี้ถือเป็นธุระส่วนตัว

ซึ่งเรื่องเหล่านี้ถือว่าอยู่นอกเหนือความรับผิดชอบของออแกไนซ์งานแต่ง เช่น ชุดสูทที่เช่ามามักจะมีเงื่อนไขการคืนให้ตรงเวลาในสภาพที่ควรจะเป็น (ไม่มีตำหนิเพิ่มเติมจากการยืม) ฉะนั้นหากผิดไปจากเงื่อนไขที่ตกลงกับร้านเช่าชุด ผู้เช่าชุดควรเป็นผู้รับผิดชอบ ในขณะที่การขนย้ายของขวัญจากจุดหนึ่ง ไปเก็บยังรถของเจ้าบ่าวเจ้าสาว อาจเสี่ยงต่อการชำรุด แตกหัก สูญหาย 

 

หน้าที่ของ ออแกไนซ์งานแต่ง

1. จัดการเรื่องรายชื่อแขก

เมื่อว่าที่เจ้าบ่าว-เจ้าสาวแจกการ์ดเชิญจนครบ ออแกไนซ์งานแต่งสามารถช่วยจัดการรายชื่อแขกที่ตอบรับคำเชิญมาร่วมงานได้ รวมถึงการจัดการเรื่องตำแหน่งที่นั่ง โต๊ะ หรือแม้กระทั่งมีการเปลี่ยนแปลง เช่น นับรายชื่อแขก สรุปรายชื่อแขก เปลี่ยนแปลงรายชื่อแขกไม่มาร่วมงาน เพิ่มรายชื่อแขก จัดการกับเมนูที่แขกต้องการ(ในกรณีที่จัดงานแบบLong-Table) เป็นต้น

 

2. วางไทม์ไลน์งาน และสร้างแผนผังภายในงาน

งานแต่งโดยทั่วไปมักมีพิธีการค่อนข้างเยอะ ออแกไนซ์งานแต่งจะช่วยกำหนดระยะเวลาที่ต้องดำเนินงานแต่ละพิธีให้ราบรื่น และครบถ้วนทุกกระบวนพิธีตั้งแต่เริ่มต้นจนจบงาน ซึ่งตารางเวลาเหล่านี้มักรวมไปถึงคิวและระยะเวลาของทีมงานที่จัดสถานที่ เตรียมอาหาร จัดดอกไม้ และทีมอื่นที่เกี่ยวข้อง รวมไปถึงการสร้างแผนผังงาน และลำดับที่นั่งต่าง ๆ ของแขกที่มาร่วมงานแต่ง

อ่านต่อ: พิธีหมั้นอย่างเดียว และพิธีหมั้นพร้อมงานแต่งต่างกันอย่างไร จัดแบบไหนจึงถูกวิธี

อ่านต่อ: คู่มือพิธีรดน้ำสังข์ ลำดับพิธีเป็นอย่างไร ใครเป็นคนรดน้ำได้บ้าง

 

3. ประสานงานกับส่วนที่เกี่ยวข้อง

ออแกไนซ์งานแต่งจะต้องประสานงานกับทุกฝ่าย ตั้งแต่ทีมจัดเวที ทีมจัดแบ็กดรอป ทีมจัดดอกไม้ ทีมขนย้ายสิ่งของ ทีมแคทเทอริ่ง ทีมจัดเตรียมสถานที่ และอื่น ๆ โดยทีมออแกไนซ์จะแจกแจงคิวงานให้ทุกทีมทราบว่าต้องเริ่มกี่โมง เสร็จกี่โมง และคอยติดตามงานทั้งก่อนและหลังให้เสร็จลุล่วงตามที่วางแผนไว้ พร้อมแจ้งรายละเอียดอื่น ๆ เช่น แผนที่ สถานที่จอดรถ และข้อบังคับในการใช้สถานที่ให้แต่ละส่วนทราบ

 

4. จัดการเรื่องการเปลี่ยนแปลงลำดับที่นั่ง

การเปลี่ยนแปลงลำดับที่นั่ง(โดยเฉพาะงานแบบ Long-Table) เป็นหนึ่งในกรณีฉุกเฉินที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งเมื่อวันแต่งงานใกล้มาถึง ซึ่งออแกไนซ์งานแต่งจะช่วยจัดการสลับสับเปลี่ยนลำดับที่นั่งให้เหมาะสม พร้อมอัปเดตรายชื่อแขกและตำแหน่งที่นั่งกับทีมแคทเทอริ่ง เพื่อให้พนักงานเสิร์ฟอาหารได้ถูกต้อง ไม่ผิดพลาด

 

5. เตรียมอุปกรณ์ฉุกเฉิน

ถึงแม้ทีมออแกไนซ์งานแต่งจะไม่ใช่ผู้จัดเตรียมตกแต่งสถานที่ แต่โดยส่วนใหญ่จะจัดเตรียมอุปกรณ์เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่ช่วยแก้เหตุฉุกเฉินเฉพาะหน้า เช่น เข็มกลัด ผ้าก็อซน กิ๊บติดผม ทิชชู่ สก็อตเทป และน้ำยาขจัดคราบสกปรก เป็นต้น เมื่อถึงวันงานแต่งทีมออแกไนซ์มักนำอุปกรณ์เหล่านี้ฝากไว้กับบรรดาเพื่อนเจ้าสาว เพื่อนเจ้าบ่าว เพื่อให้หยิบใช้ได้ทันท่วงที

 

อ่านต่อ: รู้ก่อนเป็น เพื่อนเจ้าสาว ต้องทำอะไร? สิ่งไหนไม่ควรทำ? ค่าใช้จ่ายมีอะไรบ้าง? 

อ่านต่อ: เพื่อนเจ้าบ่าว เลือกแบบไหน ต้องทำอะไรในงานแต่งบ้าง

 

6. จัดการซ้อมคิวงานและการแสดง

ออแกไนซ์งานแต่งจะช่วยดูแลคิวการซักซ้อม ต้องยืนจุดไหน เดินเข้าเมื่อไหร่ เดินออกตอนไหน ควรยืนอย่างไร เพลงขึ้นเมื่อไหร่ เพลงจบตอนไหน การแสดงเริ่มเมื่อไหร่ เดินเข้าทางไหน และอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับคิวงานทั้งหมด โดยหลังจากรันคิวทั้งหมด อาจมีการปรับเปลี่ยนลำดับงานต่าง ๆ ตามความเหมาะสมเพื่อให้งานแต่งดำเนินไปอย่างราบรื่นมากที่สุด

 

7. รันคิวพิธีงานแต่งให้เป็นไปตามลำดับ

เมื่อถึงวันงานแต่งจริง ออแกไนซ์งานแต่งจะควบคุม และรันคิวงานให้เป็นไปตามกำหนดการให้มากที่สุด โดยทำหน้าที่คล้ายนาฬิกาจับเวลา พร้อมชี้แจ้งหน้าที่ และตอบคำถามเรื่องลำดับงานต่าง ๆ อีกทั้งยังคอยช่วยตัดสินใจในกรณีที่เกิดสถานการณ์ขับขันด้วยเช่นกัน

 

8. ดูภาพรวมและความเรียบร้อยของการจัดงานตั้งแต่ต้นจนจบ

ออแกไนซ์งานแต่งจะคอยประสานงานกับส่วนงานต่าง ๆ ให้ดำเนินงานอย่างไม่ขาดตกบกพร่องตามรายละเอียดการจ้างงาน ฉะนั้น โดยส่วนใหญ่ออแกไนซ์งานแต่งมักเป็นผู้ถือสัญญาจ้างของส่วนงานต่าง ๆ เพื่อดูว่ามีสิ่งใดไม่เป็นไปตามข้อตกลง และจัดการประสานให้เกิดความเรียบร้อยมากที่สุด

 

9. ตอบคำถามแขก

ออแกไนซ์งานแต่งจะคอยตอบคำถามแขก เช่น โต๊ะ ลำดับที่นั่ง หรือข้อสงสัยอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงาน รวมถึงลำดับงานต่าง ๆ ให้แขกที่มาร่วมงานแต่งทราบ

 

ควรจ้างออแกไนซ์งานแต่งหรือไม่?

การจ้างออแกไนซ์งานแต่งคือค่าใช้จ่าย ฉะนั้น สิ่งที่สำคัญที่สุดก่อนตัดสินใจจ้างออแกไนซ์งานแต่ง คือการสรุปงบประมาณและจำนวนแขกให้แน่นอนได้มากเท่าที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

และถ้าหากถามว่าการจัดงานแต่งงาน จำเป็นต้องจ้างออแกไนซ์งานแต่งหรือไม่ ตอบได้เลยว่า‘จำเป็น’ หากงานแต่งมีขนาดใหญ่ หรือมีแขกร่วมงานตั้งแต่ 100 หรือ200 คนขึ้นไป โดยเฉพาะงานแต่งที่มีพิธีการแบบครบถ้วน การแสดง และ After Party รวมไปถึงงานแต่งแบบ Long-Table เพราะเจ้าบ่าว-เจ้าสาวเองไม่มีทางที่จะสอดส่องความเรียบร้อยด้วยตัวเองได้ทั้งหมด หากต้องการให้งานออกมาสมบูรณ์แบบมากที่สุด

ในทางกลับกันหากเป็นงานแต่งเล็ก ๆ ที่จัดในร้านอาหาร หรืองานแต่งแบบมินิมอล และแขกมีเพียงคนสำคัญในครอบครัวและเพื่อนสนิทเพียง 20 – 30 คนก็ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องจ้างออแกไนซ์งานแต่ง เพราะรูปแบบงานย่อมกระชับกว่างานแต่งขนาดใหญ่เป็นธรรมดา 

 

อ่านต่อ: เช็คลิสต์ งบงานแต่ง แบบละเอียด พร้อมค่าใช้ปลีกย่อยที่คาดไม่ถึง และวิธีประหยัดงบ

 

ซึ่งทั้งหมดที่อธิบายไว้ข้างต้นคือหน้าที่โดยส่วนใหญ่ของออแกไนซ์งานแต่ง โดยแต่ละเจ้าอาจจะมีบริการเสริมเพิ่มเติมทั้งแบบเสียเงินและไม่เสียเงิน ขึ้นอยู่กับการเจรจาตกลงระหว่างคู่ว่าที่บ่าวสาวและออแกไนซ์งานแต่งเจ้านั้น ซึ่งแน่นอนว่าการจ้างออแกไนซ์งานแต่งย่อมทำให้เจ้าสาวและเจ้าบ่าว ไม่ต้องคอยวิตกกังวลกับสิ่งของขาดเหลือ หรือเหตุการณ์ไม่คาดฝัน แต่ต้องเลือกจ้างออแกไนซ์งานแต่งที่เป็นมืออาชีพและมากประสบการณ์เท่านั้น เพราะจะแก้ปัญหาได้ดีกว่าทีมที่อ่อนประสบการณ์